ช่วยครูจัดระเบียบไฟล์: รวม-สแกน-ส่งออกเป็น PDF เพียงคลิกเดียว ด้วยแอป Finder ใน Macbook

การสร้างไฟล์หรือการรวมไฟล์รูปแบบต่างๆ ให้อยู่ในรูปแบบของ PDF อาจจะมองว่าเป็นเรื่องยุ่งยาก จริงๆแล้ว หากคุณครูใช้ Macbook คุณครูสามารถสแกนและรวมไฟล์ทุกอย่างให้จบได้ด้วยแอป Finder และสร้าง PDF ง่ายๆ

โพสต์นี้จะสรุปเทคนิคการจัดระเบียบไฟล์งาน รับรองว่าเปลี่ยนจากไฟล์ที่มากมาย เป็นเอกสารชุดเดียวที่พร้อมส่งต่อได้ทันที

การรวมรูปและเอกสาร ให้อยู่ในไฟล์ PDF ไฟล์เดียว มีขั้นตอนดังนี้

1. เปิดแอป Fider  

2. เลือกทุกรายการที่ต้องการรวมไฟล์ให้เป็น PDF (ประเภทไฟล์ที่สามารถรวมได้: PDF, JEPG., PNG., Heic.)

📌Tips: การเลือกไฟล์ ควรเลือกตามลำดับที่ต้องการให้แสดงผลใน PDF แต่ละหน้า เช่น ต้องการให้ไฟล์ A อยู่ในหน้าที่ 1 และไฟล์ B อยู่ในหน้าที่ 2 คุณครู ต้องคลิกเลือก ไฟล์ A, B... ตามลำดับ ไปเรื่อยๆ จนครลทุกไฟล์

3. เมื่อเลือกครบทุกไฟล์แล้ว ให้คลิกขวา > การทำงานด่วน (Quick Actions) > สร้างไฟล์ PDF (Create PDF) ไฟล์ PDF ที่สร้างใหม่ จะใช้ชื่อคล้ายกับไฟล์แรกที่เลือก และไฟล์จะถูกบันทึกอยู่ในโฟเดอร์เดียวกันกับไฟล์ต้นฉบับ

 การสแกนไฟล์เอกสาร ให้เป็นไฟล์ PDF มีขั้นตอนดังนี้

การสแกนไฟล์เอกสารต้องใช้ iPad หรือ iPhone ร่วมด้วย

1. เตรียมไฟล์เอกสารที่ต้องการสแกน (สามารถสแกนพร้อมกันสูงสุดไม่ควรเกิน 10-15 หน้า หากมีจำนวนหน้ามากกว่านั้น ให้บันทึกแล้วจึงสแกนส่วนที่เหลือเพิ่มเติม ดูเพิ่มเติมได้ในหัวข้อต่อไป)

2. เปิดโฟเดอร์ ที่ต้องการให้ไฟล์บันทึกเมื่อสแกนเสร็จแล้ว > คลิกขวา > เลือกใช้อุปกรณ์ที่ต้องการให้ช่วยสแกน (iPad / iPhone) > เริ่มต้นการสแกนเอกสาร หรือ ถ่ายภาพ

3. การสแกนเอกสารให้ออกมาสวยและเรียบร้อยที่สุด โดยสามารถเลือกฟิวเตอร์สีได้ตามต้องการ (สี, เทา, ขาวดำ) และไม่จำเป็นต้องแตะปุ่มชัตเตอร์สแกนเอกสาร โดยให้การสแกนจับพื้นผิวเอกสารอัตโนมัติ จะช่วยทำให้เอกสารออกมาเรียบร้อยและสวยงาม

หน้าจอ iPad ที่กำลังสแกนเอกสาร

• 📌Tips: หากเอกสารมีรอยยับ ไฟล์จะมีรอยสีเทาๆดำๆ ตามรอยยับติดไปด้วย, ควรให้สีของกระดาษและพื้นผิวที่ใช้สแกนมีสีที่แตกต่างกัน เพื่อง่ายต่อการสแกนเอกสารอัตโนมัติ, การสแกนเอกสารที่มีพื้นผิวมันเงาอาจเกิดแสงสะท้อนระหว่างสแกนได้

4. เมื่อสแกนเรียบร้อยแล้ว ให้แตะเครื่องหมายถูก (มุมขวามือบน) ไฟล์จะถูกบันทึกลงในโฟเดอร์ที่เลือกไว้ในตอนแรก สามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์และส่งต่อให้กับผู้อื่นต่อไป

การเพิ่ม ลบและแทรกเอกสารไปยังไฟล์ PDF ที่มีอยู่

1. เปิดไฟล์ที่ต้องการ หากต้องการลบเอกสารบางหน้า สามารถดำเนินการได้ดังนี้ > คลิกเลือกหน้าที่ต้องการลบ > แตะลบด้วยปุ่ม Backspace บนคีย์บอร์ด 

2. หากต้องการแทรกไฟล์ หรือสแกนไฟล์เพิ่ม

2.1 แทรกไฟล์​ PDF จากไฟล์อื่นๆ

แตะเครื่องหมาย + มุมซ้ายล่าง > เลือกแทรกไฟล์จากไฟล์ (Insert Page from File...): โดยสามารถเลือกไฟล์ที่อยู่ใน Finder ได้

2.2 เพิ่มหน้าเปล่า

แตะเครื่องหมาย + มุมซ้ายล่าง > เลือกแทรกหน้าเปล่า (Insert Blank Page)

2.3 แทรกไฟล์จากการสแกนเพิ่มเติม

แตะเครื่องหมาย + มุมซ้ายล่าง > นำเข้าเอกสารจาก (Import from iPhone or iPad) > เลือกอุปกรณ์ที่ต้องการใช้ในการสแกน หรือ ถ่ายภาพ และดำเนินการสแกน > แตะเครื่องหมายถูก เพื่อบันทึกไฟล์

💖 หากคุณครูไม่มี Macbook สามารถใช้คุณสมบัตินี้ได้ใน iPad โดยทำงานร่วมกับแอป Files แต่อาจจะมีคำสั่งบางเมนูและตำแหน่งคำสั่งที่แตกต่างออกไป สามารถสำรวจและทดลองได้เลย

🌟 ไอเดียการเรียนรู้เพิ่มเติม

📍https://education.apple.com/learning-center/T006365A-th_TH?backTo=%2Fsearch%2Fcontent%3Fquery%3DMac&page=1

📍https://education.apple.com/learning-center/T024583A-th_TH?backTo=%2Fsearch%2Fcontent%3Fquery%3DMac&page=1